LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS 7202

CARACTERÍSTICAS DEL MICROFILME

CARACTERÍSTICAS:

• Ahorro sustancial de espacio.

• Es más sencillo asegurar la documentación contra robos, incendios, insectos y roedores etc, por ser menor el columen.

• El microfilm es inalterable ( no se puede modificar la información) ofreciendo mayor seguridad.

• En imagenes digitales. De esta manera, se puede dar a esta, un tratamiento informático por computadoras, con todas las ventajas que les son conocidas.

• Los documentos microfilmados tienen validez legal.

Fundamentos de organización documental, Mary Luz López, Centro de Comercio.
Universidad Escolme, Adminstración Documental Básico.
Clasificación y Ordenación de Documetnos,  Asesorías  Creativas
Archivando con Excelencia en la Etapa de Gestión, Digna hernándex, Lilliam Segura. 

LA MICROFILMACIÓN

El inventor inglés John Benjamín Dancer, en 1839, instaló en una cámara fotográfica un lente de microscopio y de esta forma elaboró la primera microfotografía de un documento.

Después de 20 años, se otorgó la primera patente de microfilm a René Patrice en Francia, quién estableció un servicio de comunicación con palomas mensajeras durante la guerra, los mensajes atados a sus patas eran microfilmados.

MATERIALES Y ELEMENTOS DE ARCHIVO

CARPETAS: Contiene pliegues adicionales o dobleces marcados, que permiten ampliar su capacidad. La parte de la carpeta que sobresale se llama pestaña. Capacidad máxima 100 folios.

CARPETAS COLGANTES: Los ganchos le permite estar abiertas hacia arriba cuando se abre el armario y tener acceso a la información que necesita.

 MARBETES: Son tiras de cartulina o cintas de papel engomado que se adhieren a las pestañas para identificar las carpetas.

GUÍAS: Son cartulinas o cartones usados para separar distintos grupos de documentos dentro de una gaveta.

ARCHIVECONOMIA II

ARCHIVO VERTICAL: Es el mobiliario más adecuado para resguardar los documentos textuales. Proporciona más espacio y visibilidad, por lo q ue permite archivar y localizar los documentos fácilmente.

  ARCHIVO HORIZONTAL

FICHEROS Y TARJETEROS

ARCHIVECONOMÍA

A la adminstración de recursos tales como equipo, mobiliario y materiales se les conoce como archieconomía.

ACORDEÓN: Es el primer sistema de archivar en posición vertical, es utilizado por los cobradores para guardar facturas, fichas o recibos o se utiliza en la oficina para guardar certificaciones pendientes de entrega.

TABLA SHANNON: Es muy común encontrarla en hospitales, supermercados, encuestadores, estudiantes etc.   

VALOR DE LOS DOCUMENTOS

VALOR PRIMARIO

Adquiere ese valor los documentos que se utilizan permanentemente en las diferentes oficinas de la institución, dentro de esta categoría encontramos documentos con valor:

Adminstrativo: Poseen información útil para tomar decisiones.

Informativo

Contable: Contienen información financieta de una oficina.

Legal: Se refieren  a los derechos y obligaciones de las personas física como las jurídicas.

Histórico: Permite conocer la situación socio política, cultural y económica de un país o región.

Algunos documentos perderán su valor primario y pasarón a adquirir un valor secundario.

VALOR SECUNDARIO

Son los documentos que por su contenido se consideran de valor científico cultural y han sido transferidos al archivo final o históric, donde se conservarán permanentemente..

INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS III

LA TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN: Toma en cuenta ciertas características de los documentos, para planificar el tiempo de conservación, indicando en ellas el plazo que deben permanecer en el archivo de gestión, y cuando deben ser transferidos al archivo central.

Con la TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN se realiza el analisis y selección documental para  establecer plazos de vida, eliminar la documentación irrelevante según la Ley 7202 y conservar los que realmente tengan valor.

INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS II

LISTAS DE REMISIÓN : Control de los documentos que  han cumplido su vigencia administrativa en el archivo de gestión. Es un control para el manejo de la documentación que requiere ser trasladada al archivo central.

Algunos de los elementos que debe contener la lista de remisión son los siguientes:

Nombre de la institución a la que pertenece la documentación.

Número de orden, tipo documental, resumen del contenido, cantidad de las unidades documentales, nombre de la persona que recibe y quien entrega. Se confecciona original y dos copias.

LOS CONTROLES DE PRÉSTAMO: De documentos se usan cuando el encargado del archivo de gestión presta un documento por determinado tiempo.

EL ENCARGADO DE ARCHIVO DEBE EJECUTAR TRES TAREAS IMPORTANTES AL PRESTAR LA DOCUMENTACIÓN:

Atender solicitudes de consulta que pueden ser personales, telefónicas etc. Toda solicitud debe realizarse por escrito.

Registrar o dejar constancia o testigo de salida de los documentos: Al retirar el documento de los archivos colocar en su lugar una guía de salida así sabrá el lugar exacto del documento, como control.

Llevar un seguimiento de la documentación prestada: Llevar un fichero o archivo recordatorio donde se guardan las requisiciones (es un documento electrónico o físico que se utiliza para realizar el pedido del documento). De esta forma se solicitará la devolución del documento en la fecha establecida. 

 

INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS I

DESCRIPCIÓN: Es el proceso que se encarga de elaborar los instrumentos descriptivos que faciliten el conocimiento, el control y el acceso a todos los documentos.
Algunos de los documentos descriptivos utilizados en las oficinas o archivos de gestión son:

REGISTROS :

 

 

Permiten llevar el control de la documentación que ingresa o sale de la oficina, varían de acuerdo a los intereses de las oficinas. Algunos datos fundamentales que debe contener son:

• Nombre de la empresa a quién pertenece el registro.

• Número de consecutivo, orden o código.

• Destinatario si sale el documento, o remitente, si entra.

• Fecha de recibido o enviado

• Firma de quien recibe.

• Asunto y otros datos que se consideren necesario.

EL DOCUMENTO Y SUS CARACTERÍSTICAS

CARACTERÍSTICAS EXTERNAS

1-La clase documental: Es el soporte y manera como se plasma la información:

                                    

 TEXTUAL: El soporte es el papel y puede ser manuscrito o impreso.

GRÁFICA: Como planos, mapas etc.

AUTOMATIZADA: Legibles por máquina, como el disco óptico.

2- El tipo documental: Es el documento producido por una organización, ente o persona, regulada por una norma. Ejemplo: Cartas, memorandos, actas, acciones de personal etc.

3-Formato: Es la forma en que están reunidos físicamente los documentos. Ejemplos: legajos ( es el conjunto de papeles que se guardan u ordenan juntos por tratar de una misma materia), volúmenes etc.

4-Forma: De que manera se confecciona el documento, ejemplo: original, original y copia.

CARACTERÍSTICAS INTERNAS

Se refiere al contenido o mensaje que se plasma en el documento.

• Quién produce el documento.

• Lugar y fecha, importante para ubicar al interesado.

• Contenido sustantivo: Se refiere a lo que trata el documento.

MÉTODO CRONOLÓGICO

• Día, mes, año de producción del documento.

• Documento más reciente se coloca al frente.

• Cuando existen varias fechas en el documento se tomará la más reciente para ordenar.

SISTEMA NUMERICO DEWEY

Fue inventado por Melvil Dewey, bibliotecario de profesión. Es decimal porque se construye números decimales (ejemplo 020.4)

1. PRODUCCIÓN

1.1. Materiales

1.1.1. Directos

1.1.2. Indirectos

1.2. Mano de obra

1.2.1. Directa

1.2.2. Indirecta

1.3. Costos generales de fabricación

1.3.1. Costos fijos

1.3.2. Costos variables

2. GASTOS

2.1. Gastos generales

 

El color negro representa el asunto principal; los de color verde representan las

subdivisiones, o sea los de segundo nivel y los de color rojo representan las

subdivisiones de tercer nivel o sea las dependientesde los titulos de dos niveles.

Para la organización de este sistema decimal o numérico se siguen estos pasos:

Se asigna un número consecutivo a cada grupo principal; lo mismo

sucede con los subgrupos.

 

Se elabora el rótulo de las carpetas con el númerode la última división

El índice se rotula con el primero y el último número de la guía

 

 

MÉTODO NUMÉRICO

 

• Es la asignación de números a los Es la asignación de números a los documentos para colocarlos en el archivo, en forma numérica. Los números se usan como índices, guías, subguías y carpetas. Pueden ser tomados directamente del documento, tal es el caso de cédulas de identidad, tarjetas de crédito, recibos, facturas, etc.documentos para colocarlos en el archivo, en forma numérica. 
• Los números se usan como índices, guías, subguías y carpetas. Pueden ser tomados directamente del documento, tal es el caso de cédulas de identidad, tarjetas de crédito, recibos, facturas, etc.

• Se organiza el archivo principal: 

Guía especial con números de 100 en 100.
Guías primarias con números de 10 en 10.
En cuarta posición los nombres de personas o instituciones.

• El sistema es indirecto, por lo cual requiere de un fichero o tarjetero auxiliar en orden alfabético para determinar el número que se le asignará al cliente.

CLASES DE ORDENACIÓN POR ASUNTO ( Enciclopedia)

Este estilo posee un número reducido de asuntos y varias divisiones y subdivisiones. Estos siguen un orden alfabético y se agrupan por relaciones lógicas

CLASES DE ORDENACION POR ASUNTO (DICCIONARIO)

En este estilo no se encuentra ninguna división de temas, solamente se agrupan alfabéticamente como se encuentran las palabraas en un diccionario. Este sisteme no requiere de fichero auxiliar.

ORDENACIÓN ALFABÉTICA POR ASUNTO

• Los documentos se agrupan de acuerdo con el asunto o materia de la que traten, definiendo un tema y los subtemas necesarios.

• Se confecciona una lista de temas y subtemas y se ordenan alfabéticamente. Se hace un folleto empastado.

• Como se organiza el archivo principal:

Guía especial para los temas. 
Guías primarias para los subtemas.
Cuarta y quinta posición las carpetas con los nombres de personas o instituciones.

ORDENACIÓN ALFABÉTICO TOPONÍMICO

• Basado generalmente en la división territorial.

• Utilizado en instituciones divididas administrativamente por regiones o zonas geográficas.

• Se organiza el Archivo Principal:

Se ordenan alfabéticamente las carpetas con los tipos documentales (cartas, memorandos, etc) y las guías que identifican las secciones.
La organización de las guías en Costa  Rica es el siguiente:

Primera Posición:  Las provincias
Segunda Posición:  Los cantones
Tercera Posición:  Los distritos
Cuarta Posición:  Los caceríos

 

TARJETERO O FICHERO AUXILIAR

La ordenación geográfica es un sistema indirecto. Por tal razón se requiere un tarjetero o fichero auxiliar para ubicar la información que se encuentra en el archivo principal.

Se coloca una tarjeta para cada persona o institución; en ella se anota la dirección respetanto las posiciones mencionadas.

Dentro del fichero cada tarjera estará ordenada alfabéticamente.