EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

Norma es la manera como se debe hacer o está establecido que se haga una determinada cosa; es decir, según la definición anterior, las normas son reglas establecidas que nos indican procedimientos esenciales para evitar criterios subjetivos.

Procedimiento es el cumplimiento fiel de los lineamientos establecidos en las normas. En materia archivística, la diversidad de criterios ocasiona la desviación de principios teróricos y prácticos, situación que atenta contra el buen funcionamiento de un sistema.

Servicio es proporcionar la información al usuario en el momento oportuno para la toma de decisiones. Este es el fin primordial y el que justifica la razón de ser de los archivos.

ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN

a. Planeamiento: En los archivos de gestión previamente, debe determinarse el sistema que se va a implantar de acuerdo con la organización imperante, para luego determinar los materiales y necesidades de equipo para ponerlo en marcha. En toda organizaciónes fundamental determinar el sistema de clasificación y ordenación, los instrumentos de control, de conservación y un modelo de servicio idóneo de acuerdo al perfil del usuario.

b.La organización:Involucra dotar al sistema que se va a implantar de los recursos físicos y humanos necesarios y su distribución de acuerdo con los requerimientos de cada oficina

c.Integración de Personal: Significa nombrar al personal que posee el conocimento apropiado para desempeñar las funciones en el campo y a la vez brindarle la capacitación para que aplique procedimientos actualizados.

 Perfil del encargado del Archivo de Gestión:

HONRADEZ: El funcionario conocerá secretos y custodiará documentos que no son de su pertenencia, por lo tanto nodeberá divulgar su contenido. Debe guardar los documentos contra violaciones, alteraciones o hurtos.

HUMILDAD: Dedicará todos los esfuerzos a conservar los testimonios de la actuación de otros, para el momento oportuno brindarlos a los usuarios.

SOLIDARIDAD: Afectiva (relaciones humanas) efectiva(desempeño del funcionario)

ESPÍRITU DE SERVICIO: Es brindar la información en la mejor forma dentro del menor tiempo, y solo esperar como recompensa el poder servir siempre.

Otras cualidades son las siguientes:

• Buena vista y memoria
• Destreza Manual
• Orden

ETAPAS DE LA ADMINSITRACIÓN (2)

d. La dirección:Esta implica la guía y supervisión de parte de los superiores y si existiese archivo central, el encargado es quien tiene la obligación de difundir, velar y supervisar el desarrollo archivístico a nivel de la institución, para lograr los objetivos propuestos en la primera etapa (Producción de documentos). Aquí es importante considerar los lineamientos que establece la ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos en su artículo 42, inciso d.

e. El Control:Debe verificarse si se efectúa la clasificación y ordenación de los documentos de acuerdo a las necesidades de cada oficina, en respuesta a la misión de la organización. Los instrumentos descriptivos de los documentos, (como registros d
entrada y salida, lista de remisión, tablas de plazos y controles de préstamos) juegan un papel importante para su localización.

LAS FUNCIONES ARCHIVÍSTICAS

 REUNIR: Es la formación del archivo mediante el proceso natural. Es decir cada oficina produce y recibe documentos como resultado del quehacer para luego reunirlos en un solo lugar.

CONSERVAR: La conservación pretende mantener en buen estado físico la  documentación, sin rasgarla, ensuciarla, ni exponerla a condiciones de humedad o temperatura que la deterioren y pueda cumplir con la función para la que fue creada. Las causas degradantes de los documentos se pueden dividir en dos grandes grupos:

CAUSAS INTRÍNSECAS

La ácidez o actividad química de un ácido es la causa intrínseca  más grave y extendida para cualquier tipo de soporte.

Las tintas son elementos intrínsecos del propio papel y causa en ocasiones su deterioro. La acción de las tintas corrosivas tiene, a mayor o menor plazo, efectos generalizados sobre la hoja u hojas que componen un texto.

Aditamentos y formatos tales como sellos, encuadernaciones, ataduras, entre otros.

CAUSAS EXTRÍNSECAS

Causas físico-mecánicas de alteración: Son determinadas por la manipulación. Las consecuencias pueden ser la ruptura de las hojas, manchas de grasa producidas por los dedos, encuadernación dañada por el continuo abrir y cerrar, etc

Causas físico - ambientales: Son producidos por el clima en que se mantienen los soportes, tales como la humedad producto de los cambios bruscos de temperatura, la luz es otra causa que altera la integridad del documento.

Causas Biológicas: Insectos (originan infectación de lso documentos), hongos (infectan los documentos y se rompen), bacterias y roedores ( se comen el papel de afuera hacia adentro), el pececillo de plata, gusanos de libro y el piojo del libro que perforan el papel por partes.

El hombre es la causa directa o mediata de todos lo procesos degradantes de nuestros documentos aún cuando, también por otro lado, contribuya a su conservación y sea la última razón de la misma.

LA CLASIFICACIÓN

La clasificación es la técnica mediante la cual se identifican y agrupan documentos con características comunes, por tanto, la casiflicación es pposiblemente la más importante y compleja de las funciones archivísticas dentro del proceso de organización de los archivos de gestión debido a que es donde se determina de qué manera y dónde se va a ubicar la documentación para que su recuperación sea más ágil.

OBJETIVOS DE LA CLASIFICACIÓN

•  Tener acceso rápidamente a la documentación
• Facilitar la transferencia documental
• Dar respuesta inmediata a la toma de decisiones

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN

Clasificación por estructura orgánica: Consiste en analizar el organigrama de la institución que produce el documento ( oficina productora) sea pública o privada, los cuales se agrupan en un archivador reflejando las relaciones que tiene deerminada oficina con el resto de la institución, con la Administración Pública, oficinas privadas, particulares y organismos internacionales.

Clasificación por funciones o acciones : Son las atribuciones encomendadas o señaladas a las instituciones, empresas, etc, para que efectuén y cumplan los fines que dan origen a la realización de los servicios o actividades. Tales actividades pueden ser cobrar, denunciar, informar, capacitar etc. Se debe analizar con detenimiento las funciones y actividades de la institución,principalmente las que realiza la oficina productora, para identificar las series documentales (documento de un mismo sujeto productor o aquellos documentos que comunmente tienen "apellido", ejemplo Serie: Actas, sub-serie: Acta Comité Técnico) 

Clasificación por asunto:  Se refiere a lo que tratan los documentos, es decir su contenido, para lo cual se utilizan palabras claves que realmente mencionen el asunto. Ejemplo. Adecuaciones Curriculares

                                                                                                                 significativas 

                                                                                                                no significativas

El sistema de clasificación por asunto es el menos recomendable porque es muy subjetivo.

ORFUAS

A la combinación de los tres sistemas se le ha dado el nombre de orfuas que quiere decir orgánico, funcional  y por asuntos.

•  VENTAJAS DE LA CLASIFICACIÓN   

  1. Todos los archivos pueden funcionar armoniosamente.
  2. Se respeta el origen y procedencia de los documentos.
  1. Se ajusta a las necesidades y recursos disponibles.
   

   

   

                                                                

FASES DE LA CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Las fases de la Clasificación de documentos consta de dos etapas la intelectual y física:

LA INTELECTUAL

• La elaboración de una reseña histórica de la entidad o de la oficina
• Análisis de la estructura orgánica de la oficina productora
• Identificar clases documentales (textual, gráfica, audiovisual) que produce y recibe.
• Determinar la procedencia de los documentos.
• Tipos documentales (cartas, circulares, facturas, contratos, informes, etc)
• Seleccionar el sistema de clasificacón a utilizar (orgánica, funcional, por asunto)
• Determinar los recursos humanos y materiales que se requieren para su implantación
• Diseñar el modelo del sistema de clasificación elegido

FÍSICA

  Implica: Separación de los documentos de acuerdo con el sistema de clasificación seleccionado.
Aplicar el modelo o cuadro de clasificación en la práctica o por escrito en el caso de que no se organice la documentación en un archivo real. 

Archivando con Excelencia en la Etapa de Gestión

El ARchivo: Conceptos y Organización

Digna Hernández Jiménez,Lilliam Segura Badilla

Editorial del Norte