LA CLASIFICACIÓN

La clasificación es la técnica mediante la cual se identifican y agrupan documentos con características comunes, por tanto, la casiflicación es pposiblemente la más importante y compleja de las funciones archivísticas dentro del proceso de organización de los archivos de gestión debido a que es donde se determina de qué manera y dónde se va a ubicar la documentación para que su recuperación sea más ágil.

OBJETIVOS DE LA CLASIFICACIÓN

•  Tener acceso rápidamente a la documentación
• Facilitar la transferencia documental
• Dar respuesta inmediata a la toma de decisiones

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN

Clasificación por estructura orgánica: Consiste en analizar el organigrama de la institución que produce el documento ( oficina productora) sea pública o privada, los cuales se agrupan en un archivador reflejando las relaciones que tiene deerminada oficina con el resto de la institución, con la Administración Pública, oficinas privadas, particulares y organismos internacionales.

Clasificación por funciones o acciones : Son las atribuciones encomendadas o señaladas a las instituciones, empresas, etc, para que efectuén y cumplan los fines que dan origen a la realización de los servicios o actividades. Tales actividades pueden ser cobrar, denunciar, informar, capacitar etc. Se debe analizar con detenimiento las funciones y actividades de la institución,principalmente las que realiza la oficina productora, para identificar las series documentales (documento de un mismo sujeto productor o aquellos documentos que comunmente tienen "apellido", ejemplo Serie: Actas, sub-serie: Acta Comité Técnico) 

Clasificación por asunto:  Se refiere a lo que tratan los documentos, es decir su contenido, para lo cual se utilizan palabras claves que realmente mencionen el asunto. Ejemplo. Adecuaciones Curriculares

                                                                                                                 significativas 

                                                                                                                no significativas

El sistema de clasificación por asunto es el menos recomendable porque es muy subjetivo.

ORFUAS

A la combinación de los tres sistemas se le ha dado el nombre de orfuas que quiere decir orgánico, funcional  y por asuntos.

•  VENTAJAS DE LA CLASIFICACIÓN   

  1. Todos los archivos pueden funcionar armoniosamente.
  2. Se respeta el origen y procedencia de los documentos.
  1. Se ajusta a las necesidades y recursos disponibles.