Procedimiento es el cumplimiento fiel de los lineamientos establecidos en las normas. En materia archivística, la diversidad de criterios ocasiona la desviación de principios teróricos y prácticos, situación que atenta contra el buen funcionamiento de un sistema.
Servicio es proporcionar la información al usuario en el momento oportuno para la toma de decisiones. Este es el fin primordial y el que justifica la razón de ser de los archivos.
ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN
a. Planeamiento: En los archivos de gestión previamente, debe determinarse el sistema que se va a implantar de acuerdo con la organización imperante, para luego determinar los materiales y necesidades de equipo para ponerlo en marcha. En toda organizaciónes fundamental determinar el sistema de clasificación y ordenación, los instrumentos de control, de conservación y un modelo de servicio idóneo de acuerdo al perfil del usuario.
b.La organización:Involucra dotar al sistema que se va a implantar de los recursos físicos y humanos necesarios y su distribución de acuerdo con los requerimientos de cada oficina
c.Integración de Personal: Significa nombrar al personal que posee el conocimento apropiado para desempeñar las funciones en el campo y a la vez brindarle la capacitación para que aplique procedimientos actualizados.
Perfil del encargado del Archivo de Gestión:
HONRADEZ: El funcionario conocerá secretos y custodiará documentos que no son de su pertenencia, por lo tanto nodeberá divulgar su contenido. Debe guardar los documentos contra violaciones, alteraciones o hurtos.
HUMILDAD: Dedicará todos los esfuerzos a conservar los testimonios de la actuación de otros, para el momento oportuno brindarlos a los usuarios.
SOLIDARIDAD: Afectiva (relaciones humanas) efectiva(desempeño del funcionario)
ESPÍRITU DE SERVICIO: Es brindar la información en la mejor forma dentro del menor tiempo, y solo esperar como recompensa el poder servir siempre.
Otras cualidades son las siguientes:
- Buena vista y memoria
- Destreza Manual
- Orden
