REUNIR: Es la formación del archivo mediante el proceso natural. Es decir cada oficina produce y recibe documentos como resultado del quehacer para luego reunirlos en un solo lugar.
CONSERVAR: La conservación pretende mantener en buen estado físico la documentación, sin rasgarla, ensuciarla, ni exponerla a condiciones de humedad o temperatura que la deterioren y pueda cumplir con la función para la que fue creada. Las causas degradantes de los documentos se pueden dividir en dos grandes grupos:
CAUSAS INTRÍNSECAS
La ácidez o actividad química de un ácido es la causa intrínseca más grave y extendida para cualquier tipo de soporte.
Las tintas son elementos intrínsecos del propio papel y causa en ocasiones su deterioro. La acción de las tintas corrosivas tiene, a mayor o menor plazo, efectos generalizados sobre la hoja u hojas que componen un texto.
Aditamentos y formatos tales como sellos, encuadernaciones, ataduras, entre otros.
CAUSAS EXTRÍNSECAS
Causas físico-mecánicas de alteración: Son determinadas por la manipulación. Las consecuencias pueden ser la ruptura de las hojas, manchas de grasa producidas por los dedos, encuadernación dañada por el continuo abrir y cerrar, etc
Causas físico - ambientales: Son producidos por el clima en que se mantienen los soportes, tales como la humedad producto de los cambios bruscos de temperatura, la luz es otra causa que altera la integridad del documento.
Causas Biológicas: Insectos (originan infectación de lso documentos), hongos (infectan los documentos y se rompen), bacterias y roedores ( se comen el papel de afuera hacia adentro), el pececillo de plata, gusanos de libro y el piojo del libro que perforan el papel por partes.
El hombre es la causa directa o mediata de todos lo procesos degradantes de nuestros documentos aún cuando, también por otro lado, contribuya a su conservación y sea la última razón de la misma.
