LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

1.La Gestión Documental: Se ocupará de todo lo que sucede al documento en una organización através de su ciclo vital. Se origina como resultado de:

• Producción Masiva de los documentos que se genera en las oficinas.
• La necesidad de recuperar con rapidez la información
• El aprovechamiento del espacio con que se cuenta.

2.Objetivos de la Gestión Documental:

• Evitar la proliferación de documentos que se consideran sin valor
• Organizar sistematicamente los documentos para garantizar el acceso rápido a la información
• Aprovechar al máximo los recursos humanos y materiales con que se dispone

3.Etapas de la gestión documental: Consta de Tres Etapas:

I ETAPA Producción de Documentos: Es la primera etapa de la gestión y es la más importante. Marca las primeras pautas del ciclo vital del documento y se inicia en los archivos de gestión. Abarca los siguientes elementos:

a.Elaboración de Formularios y su Gestión: En toda organización es necesario la normalización de formularios y estructuras de la distribución de la información que se utilizan como los cheques, facturas, planillas, memorandos, órdenes de compra etc.

b.Tipología y uso de los documentos (cartas, circulares y memorandos): Deben tener una estructura uniforme tomando en consideración las técnicas de digitación actuales. Por ejemplo, puntuación, redacción del mensaje de la carta, estructura etc. Cada documento tiene sus propias características que  hace referencia a su nombre por eso no se deben hacer mezclas de estructuras.

II ETAPA Utilización y mantenimiento de documentos: Pertenece propiamente a su vida activa, es decir, comprende la utilidad que tiene el documento en la organización, el control de recibo, salida y préstamo y por último la forma de conservación de los documentos considerando el soporte en donde se encuentran. Se establecen las medidas tendientes a garantiozar la disponibilidad de los documentos o de la información, la selección de suministros, equipo y lugares para gurdarlos.

III ETAPA  Es el momento que se decide cuáles documentos eliminar porque ya cumplieron su vigencia de servicio y no tienen las características para ser conservados como patrimonio nacional. En este momento entra en juego los criterios de los encargados de archivos y los administradores de cada organización, justificando si conservarla o desecharla.

4.La automatización y la reprografía en la gestión documental
5.Normativa costarricense en la tipología documental.