ORDENACIÓN ALFABÉTICO ONOMÁSTICO

PROCEDIMIENTO

• Indizar: acción de invertir el orden lógico de un nombre:

Luis Diego Gómez Hernández: Gómez Hernández,Luis Diego

• Alfabetizar: Orden alfabético estricto en todos los nombres, letra por letra.

• Separar el nombre en unidades: unidad de ordenación es cualquiera de las partes del nombre. (cada palabra, inicial, sigla, número).

I UNIDAD                     II  UNIDAD                     III  UNIDAD                    IV  UNIDAD 

            Delgado                         Brenes,                              Alfredo                             Antonio 

            Ortiz                              Chang,                               Francisco

            Tienda                            La                                     Gloria  

• Aplicar las reglas de ordenación alfabética: Nombres similares, elementos de identificación en nombres y apellidos iguales. títulos de prioridad familiar, títulos nobiliarios, militares, religiosos y grados académicos, nombre de la mujer casada, apellidos de personas con prefijos, preposiciones, artículos y partículas,nombres desconocidos y reglas aplicadas a personas jurídicas (personas o empresas comerciales).
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MÉTODOS DE ORDENACIÓN

MÉTODOS DE ORDENACIÓN

 

 

 1.ALFABETICO:          1.1   Onomástico

                                      1.2   Toponímico

                                      1.3   Por Asuntos

 

2.NUMÉRICO

 

 

3.CRONOLÓGICO

    

LA ORDENACIÓN

LA ORDENACIÓN: Es una de las actividades del proceso de organización documental. Consiste en la asignación de números o letras que se da a los documentos, así como su colocación en el espacio físico correspondiente.




En un archivo de gestión el orden de las piezas y unidades documentales se realiza dentro de una carpeta y éstas a su vez se colocan dentro de una gaveta del archivador.

. La ordenación permite asegurar la identificación para localizar los documentos según:

ORDEN ALFABÉTICO

ORDEN NUMÉRICO

ORDEN CRONOLÓGICO

 

La naturaleza de la institución u oficina determinará el método de ordenación a utilizar.

 

DIVISIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL AMBITO IV

SEXTO ÁMBITO

En el SEXTO AMBITO si la correspondencia se da con diferentes instituciones de varios países, estos se ordenan alfabéticamente y los nombres de los organismos de acuerdo con las reglas de ordenación correspondiente. Se le asigna un color diferente de los otros ámbitos.

DIVISIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL AMBITOS III

 

 

CUARTO Y QUINTO ÁMBITO

El CUARTO ÁMBITO se ordena alfabéticamente, se le asigna un color, partiendo de la primera posición hasta la penúltima posición, porque la última será para los tipos documentales (Cartas enviadas y recibidas,etc) y en color blanco.En el QUINTO ÁMBITO los nombres de las personas se ordenan alfabéticamente, indizando (ubicar apellidos primero y luego el nombre) Como en los ámbitos anteriores, aquí se le asigna la última posición a los tipos documentales, en color blanco.

DIVISIÓN FONDO DOCUMENTAL AMBITOS II

 

SEGUNDO Y TERCER ÁMBITO

 

En el SEGUNDO ÁMBITO para la ubicación de los documentos se requiere haber analizado previamente el organigrama de la institución,  para determinar las relaciones y el orden jerárquico, porque éste será el que indique la ubicación de las carpetas, de tal manera que el organigrama esté representado, primero se disponen las oficinas de mayor rango, autoridades superiores, gerencia y departamentos y oficinas subalternas. Se le asigna un color a las pestañas de las guías y se ubican de izquierda a derecha. Las carpetas que corresponden a tipología documental (cartas enviadas y recibidas, ordenes de compra, etc) deben ser de color blanco y en última posición (extremo derecho, final) En el TERCER ÁMBITO es imprescindible tener encuenta el organigrama de la Administración Pública. Las pestañas de las guías deben ser de un solo color y siguiendp el orden jerárquico que refleja el organigrama

 

DIVISION DEL FONDO DOCUMENTAL AMBITOS

La oficina productora se identifica con una guía en posición central donde se escribe el nombre y se le asigna un color exclusivamente para ese ámbito. Detrás de la guía principal y en quinta posición (extremo derecho) se ubican los tipos documentales (Actas, cartas enviadas y recibidas, ordenes de compra etc) con carpetas individuales para cada tipología y pestañas en color blanco.

POSICIONES

Se leen de izquierda a derecha

LA ARCHIVISTICA EN COSTA RICA

 

En Costa Rica, a partir de 1822, se manifiesta la inquietud de las diferentes instituciones por custodiar sus propios documentos. Por ejemplo, la Junta Gubernativa atendió la solicitud de las principales poblaciones del país para que les fueran entregados los archivos de papeles que les pertenecían. Una vez reunidos los documentos surgió la preocupación porque existiera una persona que se hiciera cargo de ello. De 1825 en adelante surgen leyes sobre la organización y el funcionamiento del Archivo Nacional:

El 04 de febrero de 1975 se crea el Reglamento de la Ley de Creación de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

Antiguo Edificio del Archivo Nacional

La Dirección General del Archivo Nacional es una entidad de servicio público que funciona como órgano desconcentrado del Ministerio de Cultura Juventud y deportes, es la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con la ley 7202 del 24 de octubre de 1990. Su actual legislación contempla algunas relaciones con los archivos de la administración pública, privada y particular, como las asesorías y las inspecciones:

La Comisión Nacional de Selección y Eliminación está consituida por el Presidente de la Junta Adminsitrativa del Archivo Nacional y su Director, el Jefe del Departamento de Archivo Histórico, el Jefe o encargado del archivo de la entidad que solicita la valoración, un historiador reconocido y la Jefatura del Departamento de Servicios Archivísticos Externos.De lo anterior se desprende que ninguna secretaria, oficinista, jefe, director, ministro u otros, está autorizado a eliminar o aprobar la eliminación de documentos públicos.
La Transferencia:  Un año antes de que finalice el período de gobierno, un funcionario del Departamento de Servicios Archivísticos Internos se comunica con las secretarias de los Ministros y Presidentes Ejecutivos para levantar las listas de remisión con el fin de realizar la transferencia de documentos  de estas oficinas al Archivo Nacional. El objetivo de la transferencia es básicamente que la documentación que se haya generado con los cuatro años, se pueda conservar para cualquier consulta.
 

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

La necesidad de información es uno de los retos a los que nos enfrentamos día a día, para lo cual recurrimos a los archivos.

Son depósitos vivos de la memoria de una nación, y no como simples almacenes de papeles viejos, empolvados y relegados a un recóndido local de las instituciones.

Son guardianes de la memoria colectiva de una nación, por medio de ellos se puede conocer nuestro pasado. Asimismo sirven como apoyo administrativo y legal en la toma de decisiones de una entidad.

Generalmente se tiene el concepto de que archivo es

sinonimo de suciedad, sótano y amontonamiento de papeles.

El archivo es la suma de tres elementos: documentos + organización + servicio (Antonia Heredia,Ibid,89)

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

SEGÚN SU ORIGEN

ARCHIVOS PÚBLICOS:

Tienen en su custodia la documentación producida en todos los organismos que pertenecen al Estado. Los archivos públicos son imprescriptibles (no puede perder vigencia o validez) e inalienables (no se puede transmitir ni ceder ni vender). Se rigen por la ley  del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento.

     

                                              ARCHIVOS PRIVADOS:

                                               Contienen los documentos produci dos por organizaciones de caráter privado, como por ejemplo: cooperativas, asociaciones, supermercados, tiendas, etc

ARCHIVOS PARTICULARES

Son aquellos documentos que han sido conformados por un individuo o familia producto de transacciones, investigaciones, colecciones u otros.

Los Archivos Privados y Particulares, si lo desean, pueden organizar sus documentos con el asesoramiento de la Dirección General del Archivo Nacional y si quieren pueden formar parte del Sistema Nacional de Archivos.

FASES DE LOS DOCUMENTOS

LOS DOCUMENTOS POSEEN BÁSICAMENTE TRES EDADES O FASES

FASE DE GESTIÓN

 I FASE: Esta comprendido entre uno y cinco años, contados a partir de la producción del documento. Se caracteriza por un movimiento costante de documentos, la cual debe estar muy cerca de la oficina productora para que sirva de apoyo a la realización de nuevos trámites. (Fase de Gestión)

FASE CENTRAL

 II FASE:  Se inicia cuando la consulta no es constante, pero que, sin embargo puede ser requerido ya que no ha cumplido su vigencia

administrativa. Dicho período se ubica entre los seis y treinta años (Fase Central)

                                                      III FASE: Se inicia cuando éstos han adquirido valor de ciencia y la cultura; por lo general, cuando éstos han cumplido treinta años de haberse producido. En Costa Rica usualmente es a los veinte años que los documentos pueden ingresar a ésta fase (Fase Histórica)

FASE HISTÓRICA

ETAPAS DE LOS ARCHIVOS (Archivos de Gestión)

PRODUCTO DE LAS FASES, SE DERIVAN CUATRO CLASES DE ARCHIVOS

1

 

ARCHIVO DE GESTIÓN

Son aquellos que custodian los documentos durante su primer período de vida. Los encontramos en las diferentes oficinas de una determinada empresa. Son atendidos por oficinistas y secretarias o secretarios. Es aquí donde donde los encargados llevan a cabo funciones muy importantes como: reunir, conservar, clasificar, ordenar,describir, seleccionar, transferir, administrar. Toda la documentación debe mantenerse organizada.

ETAPAS DE LOS ARCHIVOS (Centrales o Adminsitrativos)

2

 

 

 

ARCHIVOS CENTRALES O ADMINSTRATIVOS

Custodian los documentos en la segunda fase, son aquellos documentos que no son consultados con frecuencia,pero que sin embargo, pueden requerirse eventualmente. Los archivos centrales deben ser administrados por profesionales en el ramo.

Después de cinco años pasan al Archivo Central.

ETAPAS DE LOS ARCHIVOS (Intermedios)

3

ARCHIVO INTERMEDIO

En los archivos intermedios se administran aquellos documentos que ya cumplieron con su etapa en el Archivo Central.

ETAPAS DE LOS ARCHIVOS ( Finales)

4

ARCHIVOS FINALES

 Son los archivos que custodian los documentos que han llegado a su cuarta fase. Se conocen también como archivos nacionales, históricos o generales. En Costa Rica la Dirección General del Archivo Nacional es la entidad que resguarda los documentos que han llegado a esta etapa.

LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

1.La Gestión Documental: Se ocupará de todo lo que sucede al documento en una organización através de su ciclo vital. Se origina como resultado de:

• Producción Masiva de los documentos que se genera en las oficinas.
• La necesidad de recuperar con rapidez la información
• El aprovechamiento del espacio con que se cuenta.

2.Objetivos de la Gestión Documental:

• Evitar la proliferación de documentos que se consideran sin valor
• Organizar sistematicamente los documentos para garantizar el acceso rápido a la información
• Aprovechar al máximo los recursos humanos y materiales con que se dispone

3.Etapas de la gestión documental: Consta de Tres Etapas:

I ETAPA Producción de Documentos: Es la primera etapa de la gestión y es la más importante. Marca las primeras pautas del ciclo vital del documento y se inicia en los archivos de gestión. Abarca los siguientes elementos:

a.Elaboración de Formularios y su Gestión: En toda organización es necesario la normalización de formularios y estructuras de la distribución de la información que se utilizan como los cheques, facturas, planillas, memorandos, órdenes de compra etc.

b.Tipología y uso de los documentos (cartas, circulares y memorandos): Deben tener una estructura uniforme tomando en consideración las técnicas de digitación actuales. Por ejemplo, puntuación, redacción del mensaje de la carta, estructura etc. Cada documento tiene sus propias características que  hace referencia a su nombre por eso no se deben hacer mezclas de estructuras.

II ETAPA Utilización y mantenimiento de documentos: Pertenece propiamente a su vida activa, es decir, comprende la utilidad que tiene el documento en la organización, el control de recibo, salida y préstamo y por último la forma de conservación de los documentos considerando el soporte en donde se encuentran. Se establecen las medidas tendientes a garantiozar la disponibilidad de los documentos o de la información, la selección de suministros, equipo y lugares para gurdarlos.

III ETAPA  Es el momento que se decide cuáles documentos eliminar porque ya cumplieron su vigencia de servicio y no tienen las características para ser conservados como patrimonio nacional. En este momento entra en juego los criterios de los encargados de archivos y los administradores de cada organización, justificando si conservarla o desecharla.

4.La automatización y la reprografía en la gestión documental
5.Normativa costarricense en la tipología documental.