LOS DOCUMENTOS POSEEN BÁSICAMENTE TRES EDADES O FASES
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| FASE DE GESTIÓN |
I FASE: Esta comprendido entre uno y cinco años, contados a partir de la producción del documento. Se caracteriza por un movimiento costante de documentos, la cual debe estar muy cerca de la oficina productora para que sirva de apoyo a la realización de nuevos trámites. (Fase de Gestión)
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| FASE CENTRAL |
II FASE: Se inicia cuando la consulta no es constante, pero que, sin embargo puede ser requerido ya que no ha cumplido su vigencia
administrativa. Dicho período se ubica entre los seis y treinta años (Fase Central)
III FASE: Se inicia cuando éstos han adquirido valor de ciencia y la cultura; por lo general, cuando éstos han cumplido treinta años de haberse producido. En Costa Rica usualmente es a los veinte años que los documentos pueden ingresar a ésta fase (Fase Histórica)
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| FASE HISTÓRICA |
