LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS 7202

CARACTERÍSTICAS DEL MICROFILME

CARACTERÍSTICAS:

• Ahorro sustancial de espacio.

• Es más sencillo asegurar la documentación contra robos, incendios, insectos y roedores etc, por ser menor el columen.

• El microfilm es inalterable ( no se puede modificar la información) ofreciendo mayor seguridad.

• En imagenes digitales. De esta manera, se puede dar a esta, un tratamiento informático por computadoras, con todas las ventajas que les son conocidas.

• Los documentos microfilmados tienen validez legal.

Fundamentos de organización documental, Mary Luz López, Centro de Comercio.
Universidad Escolme, Adminstración Documental Básico.
Clasificación y Ordenación de Documetnos,  Asesorías  Creativas
Archivando con Excelencia en la Etapa de Gestión, Digna hernándex, Lilliam Segura. 

LA MICROFILMACIÓN

El inventor inglés John Benjamín Dancer, en 1839, instaló en una cámara fotográfica un lente de microscopio y de esta forma elaboró la primera microfotografía de un documento.

Después de 20 años, se otorgó la primera patente de microfilm a René Patrice en Francia, quién estableció un servicio de comunicación con palomas mensajeras durante la guerra, los mensajes atados a sus patas eran microfilmados.

MATERIALES Y ELEMENTOS DE ARCHIVO

CARPETAS: Contiene pliegues adicionales o dobleces marcados, que permiten ampliar su capacidad. La parte de la carpeta que sobresale se llama pestaña. Capacidad máxima 100 folios.

CARPETAS COLGANTES: Los ganchos le permite estar abiertas hacia arriba cuando se abre el armario y tener acceso a la información que necesita.

 MARBETES: Son tiras de cartulina o cintas de papel engomado que se adhieren a las pestañas para identificar las carpetas.

GUÍAS: Son cartulinas o cartones usados para separar distintos grupos de documentos dentro de una gaveta.

ARCHIVECONOMIA II

ARCHIVO VERTICAL: Es el mobiliario más adecuado para resguardar los documentos textuales. Proporciona más espacio y visibilidad, por lo q ue permite archivar y localizar los documentos fácilmente.

  ARCHIVO HORIZONTAL

FICHEROS Y TARJETEROS

ARCHIVECONOMÍA

A la adminstración de recursos tales como equipo, mobiliario y materiales se les conoce como archieconomía.

ACORDEÓN: Es el primer sistema de archivar en posición vertical, es utilizado por los cobradores para guardar facturas, fichas o recibos o se utiliza en la oficina para guardar certificaciones pendientes de entrega.

TABLA SHANNON: Es muy común encontrarla en hospitales, supermercados, encuestadores, estudiantes etc.   

VALOR DE LOS DOCUMENTOS

VALOR PRIMARIO

Adquiere ese valor los documentos que se utilizan permanentemente en las diferentes oficinas de la institución, dentro de esta categoría encontramos documentos con valor:

Adminstrativo: Poseen información útil para tomar decisiones.

Informativo

Contable: Contienen información financieta de una oficina.

Legal: Se refieren  a los derechos y obligaciones de las personas física como las jurídicas.

Histórico: Permite conocer la situación socio política, cultural y económica de un país o región.

Algunos documentos perderán su valor primario y pasarón a adquirir un valor secundario.

VALOR SECUNDARIO

Son los documentos que por su contenido se consideran de valor científico cultural y han sido transferidos al archivo final o históric, donde se conservarán permanentemente..