ORDENACIÓN ALFABÉTICO TOPONÍMICO

• Basado generalmente en la división territorial.

• Utilizado en instituciones divididas administrativamente por regiones o zonas geográficas.

• Se organiza el Archivo Principal:

Se ordenan alfabéticamente las carpetas con los tipos documentales (cartas, memorandos, etc) y las guías que identifican las secciones.
La organización de las guías en Costa  Rica es el siguiente:

Primera Posición:  Las provincias
Segunda Posición:  Los cantones
Tercera Posición:  Los distritos
Cuarta Posición:  Los caceríos

 

TARJETERO O FICHERO AUXILIAR

La ordenación geográfica es un sistema indirecto. Por tal razón se requiere un tarjetero o fichero auxiliar para ubicar la información que se encuentra en el archivo principal.

Se coloca una tarjeta para cada persona o institución; en ella se anota la dirección respetanto las posiciones mencionadas.

Dentro del fichero cada tarjera estará ordenada alfabéticamente.