LISTAS DE REMISIÓN : Control de los documentos que han cumplido su vigencia administrativa en el archivo de gestión. Es un control para el manejo de la documentación que requiere ser trasladada al archivo central.
Algunos de los elementos que debe contener la lista de remisión son los siguientes:
Nombre de la institución a la que pertenece la documentación.
Número de orden, tipo documental, resumen del contenido, cantidad de las unidades documentales, nombre de la persona que recibe y quien entrega. Se confecciona original y dos copias.
LOS CONTROLES DE PRÉSTAMO: De documentos se usan cuando el encargado del archivo de gestión presta un documento por determinado tiempo.
EL ENCARGADO DE ARCHIVO DEBE EJECUTAR TRES TAREAS IMPORTANTES AL PRESTAR LA DOCUMENTACIÓN:
Atender solicitudes de consulta que pueden ser personales, telefónicas etc. Toda solicitud debe realizarse por escrito.
Registrar o dejar constancia o testigo de salida de los documentos: Al retirar el documento de los archivos colocar en su lugar una guía de salida así sabrá el lugar exacto del documento, como control.
Llevar un seguimiento de la documentación prestada: Llevar un fichero o archivo recordatorio donde se guardan las requisiciones (es un documento electrónico o físico que se utiliza para realizar el pedido del documento). De esta forma se solicitará la devolución del documento en la fecha establecida.
