LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS 7202

CARACTERÍSTICAS DEL MICROFILME

CARACTERÍSTICAS:

• Ahorro sustancial de espacio.

• Es más sencillo asegurar la documentación contra robos, incendios, insectos y roedores etc, por ser menor el columen.

• El microfilm es inalterable ( no se puede modificar la información) ofreciendo mayor seguridad.

• En imagenes digitales. De esta manera, se puede dar a esta, un tratamiento informático por computadoras, con todas las ventajas que les son conocidas.

• Los documentos microfilmados tienen validez legal.

Fundamentos de organización documental, Mary Luz López, Centro de Comercio.
Universidad Escolme, Adminstración Documental Básico.
Clasificación y Ordenación de Documetnos,  Asesorías  Creativas
Archivando con Excelencia en la Etapa de Gestión, Digna hernándex, Lilliam Segura. 

LA MICROFILMACIÓN

El inventor inglés John Benjamín Dancer, en 1839, instaló en una cámara fotográfica un lente de microscopio y de esta forma elaboró la primera microfotografía de un documento.

Después de 20 años, se otorgó la primera patente de microfilm a René Patrice en Francia, quién estableció un servicio de comunicación con palomas mensajeras durante la guerra, los mensajes atados a sus patas eran microfilmados.

MATERIALES Y ELEMENTOS DE ARCHIVO

CARPETAS: Contiene pliegues adicionales o dobleces marcados, que permiten ampliar su capacidad. La parte de la carpeta que sobresale se llama pestaña. Capacidad máxima 100 folios.

CARPETAS COLGANTES: Los ganchos le permite estar abiertas hacia arriba cuando se abre el armario y tener acceso a la información que necesita.

 MARBETES: Son tiras de cartulina o cintas de papel engomado que se adhieren a las pestañas para identificar las carpetas.

GUÍAS: Son cartulinas o cartones usados para separar distintos grupos de documentos dentro de una gaveta.

ARCHIVECONOMIA II

ARCHIVO VERTICAL: Es el mobiliario más adecuado para resguardar los documentos textuales. Proporciona más espacio y visibilidad, por lo q ue permite archivar y localizar los documentos fácilmente.

  ARCHIVO HORIZONTAL

FICHEROS Y TARJETEROS

ARCHIVECONOMÍA

A la adminstración de recursos tales como equipo, mobiliario y materiales se les conoce como archieconomía.

ACORDEÓN: Es el primer sistema de archivar en posición vertical, es utilizado por los cobradores para guardar facturas, fichas o recibos o se utiliza en la oficina para guardar certificaciones pendientes de entrega.

TABLA SHANNON: Es muy común encontrarla en hospitales, supermercados, encuestadores, estudiantes etc.   

VALOR DE LOS DOCUMENTOS

VALOR PRIMARIO

Adquiere ese valor los documentos que se utilizan permanentemente en las diferentes oficinas de la institución, dentro de esta categoría encontramos documentos con valor:

Adminstrativo: Poseen información útil para tomar decisiones.

Informativo

Contable: Contienen información financieta de una oficina.

Legal: Se refieren  a los derechos y obligaciones de las personas física como las jurídicas.

Histórico: Permite conocer la situación socio política, cultural y económica de un país o región.

Algunos documentos perderán su valor primario y pasarón a adquirir un valor secundario.

VALOR SECUNDARIO

Son los documentos que por su contenido se consideran de valor científico cultural y han sido transferidos al archivo final o históric, donde se conservarán permanentemente..

INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS III

LA TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN: Toma en cuenta ciertas características de los documentos, para planificar el tiempo de conservación, indicando en ellas el plazo que deben permanecer en el archivo de gestión, y cuando deben ser transferidos al archivo central.

Con la TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN se realiza el analisis y selección documental para  establecer plazos de vida, eliminar la documentación irrelevante según la Ley 7202 y conservar los que realmente tengan valor.

INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS II

LISTAS DE REMISIÓN : Control de los documentos que  han cumplido su vigencia administrativa en el archivo de gestión. Es un control para el manejo de la documentación que requiere ser trasladada al archivo central.

Algunos de los elementos que debe contener la lista de remisión son los siguientes:

Nombre de la institución a la que pertenece la documentación.

Número de orden, tipo documental, resumen del contenido, cantidad de las unidades documentales, nombre de la persona que recibe y quien entrega. Se confecciona original y dos copias.

LOS CONTROLES DE PRÉSTAMO: De documentos se usan cuando el encargado del archivo de gestión presta un documento por determinado tiempo.

EL ENCARGADO DE ARCHIVO DEBE EJECUTAR TRES TAREAS IMPORTANTES AL PRESTAR LA DOCUMENTACIÓN:

Atender solicitudes de consulta que pueden ser personales, telefónicas etc. Toda solicitud debe realizarse por escrito.

Registrar o dejar constancia o testigo de salida de los documentos: Al retirar el documento de los archivos colocar en su lugar una guía de salida así sabrá el lugar exacto del documento, como control.

Llevar un seguimiento de la documentación prestada: Llevar un fichero o archivo recordatorio donde se guardan las requisiciones (es un documento electrónico o físico que se utiliza para realizar el pedido del documento). De esta forma se solicitará la devolución del documento en la fecha establecida. 

 

INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS I

DESCRIPCIÓN: Es el proceso que se encarga de elaborar los instrumentos descriptivos que faciliten el conocimiento, el control y el acceso a todos los documentos.
Algunos de los documentos descriptivos utilizados en las oficinas o archivos de gestión son:

REGISTROS :

 

 

Permiten llevar el control de la documentación que ingresa o sale de la oficina, varían de acuerdo a los intereses de las oficinas. Algunos datos fundamentales que debe contener son:

• Nombre de la empresa a quién pertenece el registro.

• Número de consecutivo, orden o código.

• Destinatario si sale el documento, o remitente, si entra.

• Fecha de recibido o enviado

• Firma de quien recibe.

• Asunto y otros datos que se consideren necesario.

EL DOCUMENTO Y SUS CARACTERÍSTICAS

CARACTERÍSTICAS EXTERNAS

1-La clase documental: Es el soporte y manera como se plasma la información:

                                    

 TEXTUAL: El soporte es el papel y puede ser manuscrito o impreso.

GRÁFICA: Como planos, mapas etc.

AUTOMATIZADA: Legibles por máquina, como el disco óptico.

2- El tipo documental: Es el documento producido por una organización, ente o persona, regulada por una norma. Ejemplo: Cartas, memorandos, actas, acciones de personal etc.

3-Formato: Es la forma en que están reunidos físicamente los documentos. Ejemplos: legajos ( es el conjunto de papeles que se guardan u ordenan juntos por tratar de una misma materia), volúmenes etc.

4-Forma: De que manera se confecciona el documento, ejemplo: original, original y copia.

CARACTERÍSTICAS INTERNAS

Se refiere al contenido o mensaje que se plasma en el documento.

• Quién produce el documento.

• Lugar y fecha, importante para ubicar al interesado.

• Contenido sustantivo: Se refiere a lo que trata el documento.

MÉTODO CRONOLÓGICO

• Día, mes, año de producción del documento.

• Documento más reciente se coloca al frente.

• Cuando existen varias fechas en el documento se tomará la más reciente para ordenar.

SISTEMA NUMERICO DEWEY

Fue inventado por Melvil Dewey, bibliotecario de profesión. Es decimal porque se construye números decimales (ejemplo 020.4)

1. PRODUCCIÓN

1.1. Materiales

1.1.1. Directos

1.1.2. Indirectos

1.2. Mano de obra

1.2.1. Directa

1.2.2. Indirecta

1.3. Costos generales de fabricación

1.3.1. Costos fijos

1.3.2. Costos variables

2. GASTOS

2.1. Gastos generales

 

El color negro representa el asunto principal; los de color verde representan las

subdivisiones, o sea los de segundo nivel y los de color rojo representan las

subdivisiones de tercer nivel o sea las dependientesde los titulos de dos niveles.

Para la organización de este sistema decimal o numérico se siguen estos pasos:

Se asigna un número consecutivo a cada grupo principal; lo mismo

sucede con los subgrupos.

 

Se elabora el rótulo de las carpetas con el númerode la última división

El índice se rotula con el primero y el último número de la guía

 

 

MÉTODO NUMÉRICO

 

• Es la asignación de números a los Es la asignación de números a los documentos para colocarlos en el archivo, en forma numérica. Los números se usan como índices, guías, subguías y carpetas. Pueden ser tomados directamente del documento, tal es el caso de cédulas de identidad, tarjetas de crédito, recibos, facturas, etc.documentos para colocarlos en el archivo, en forma numérica. 
• Los números se usan como índices, guías, subguías y carpetas. Pueden ser tomados directamente del documento, tal es el caso de cédulas de identidad, tarjetas de crédito, recibos, facturas, etc.

• Se organiza el archivo principal: 

Guía especial con números de 100 en 100.
Guías primarias con números de 10 en 10.
En cuarta posición los nombres de personas o instituciones.

• El sistema es indirecto, por lo cual requiere de un fichero o tarjetero auxiliar en orden alfabético para determinar el número que se le asignará al cliente.

CLASES DE ORDENACIÓN POR ASUNTO ( Enciclopedia)

Este estilo posee un número reducido de asuntos y varias divisiones y subdivisiones. Estos siguen un orden alfabético y se agrupan por relaciones lógicas

CLASES DE ORDENACION POR ASUNTO (DICCIONARIO)

En este estilo no se encuentra ninguna división de temas, solamente se agrupan alfabéticamente como se encuentran las palabraas en un diccionario. Este sisteme no requiere de fichero auxiliar.

ORDENACIÓN ALFABÉTICA POR ASUNTO

• Los documentos se agrupan de acuerdo con el asunto o materia de la que traten, definiendo un tema y los subtemas necesarios.

• Se confecciona una lista de temas y subtemas y se ordenan alfabéticamente. Se hace un folleto empastado.

• Como se organiza el archivo principal:

Guía especial para los temas. 
Guías primarias para los subtemas.
Cuarta y quinta posición las carpetas con los nombres de personas o instituciones.

ORDENACIÓN ALFABÉTICO TOPONÍMICO

• Basado generalmente en la división territorial.

• Utilizado en instituciones divididas administrativamente por regiones o zonas geográficas.

• Se organiza el Archivo Principal:

Se ordenan alfabéticamente las carpetas con los tipos documentales (cartas, memorandos, etc) y las guías que identifican las secciones.
La organización de las guías en Costa  Rica es el siguiente:

Primera Posición:  Las provincias
Segunda Posición:  Los cantones
Tercera Posición:  Los distritos
Cuarta Posición:  Los caceríos

 

TARJETERO O FICHERO AUXILIAR

La ordenación geográfica es un sistema indirecto. Por tal razón se requiere un tarjetero o fichero auxiliar para ubicar la información que se encuentra en el archivo principal.

Se coloca una tarjeta para cada persona o institución; en ella se anota la dirección respetanto las posiciones mencionadas.

Dentro del fichero cada tarjera estará ordenada alfabéticamente.

ORDENACIÓN ALFABÉTICO ONOMÁSTICO

PROCEDIMIENTO

• Indizar: acción de invertir el orden lógico de un nombre:

Luis Diego Gómez Hernández: Gómez Hernández,Luis Diego

• Alfabetizar: Orden alfabético estricto en todos los nombres, letra por letra.

• Separar el nombre en unidades: unidad de ordenación es cualquiera de las partes del nombre. (cada palabra, inicial, sigla, número).

I UNIDAD                     II  UNIDAD                     III  UNIDAD                    IV  UNIDAD 

            Delgado                         Brenes,                              Alfredo                             Antonio 

            Ortiz                              Chang,                               Francisco

            Tienda                            La                                     Gloria  

• Aplicar las reglas de ordenación alfabética: Nombres similares, elementos de identificación en nombres y apellidos iguales. títulos de prioridad familiar, títulos nobiliarios, militares, religiosos y grados académicos, nombre de la mujer casada, apellidos de personas con prefijos, preposiciones, artículos y partículas,nombres desconocidos y reglas aplicadas a personas jurídicas (personas o empresas comerciales).
• 

MÉTODOS DE ORDENACIÓN

MÉTODOS DE ORDENACIÓN

 

 

 1.ALFABETICO:          1.1   Onomástico

                                      1.2   Toponímico

                                      1.3   Por Asuntos

 

2.NUMÉRICO

 

 

3.CRONOLÓGICO

    

LA ORDENACIÓN

LA ORDENACIÓN: Es una de las actividades del proceso de organización documental. Consiste en la asignación de números o letras que se da a los documentos, así como su colocación en el espacio físico correspondiente.




En un archivo de gestión el orden de las piezas y unidades documentales se realiza dentro de una carpeta y éstas a su vez se colocan dentro de una gaveta del archivador.

. La ordenación permite asegurar la identificación para localizar los documentos según:

ORDEN ALFABÉTICO

ORDEN NUMÉRICO

ORDEN CRONOLÓGICO

 

La naturaleza de la institución u oficina determinará el método de ordenación a utilizar.

 

DIVISIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL AMBITO IV

SEXTO ÁMBITO

En el SEXTO AMBITO si la correspondencia se da con diferentes instituciones de varios países, estos se ordenan alfabéticamente y los nombres de los organismos de acuerdo con las reglas de ordenación correspondiente. Se le asigna un color diferente de los otros ámbitos.

DIVISIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL AMBITOS III

 

 

CUARTO Y QUINTO ÁMBITO

El CUARTO ÁMBITO se ordena alfabéticamente, se le asigna un color, partiendo de la primera posición hasta la penúltima posición, porque la última será para los tipos documentales (Cartas enviadas y recibidas,etc) y en color blanco.En el QUINTO ÁMBITO los nombres de las personas se ordenan alfabéticamente, indizando (ubicar apellidos primero y luego el nombre) Como en los ámbitos anteriores, aquí se le asigna la última posición a los tipos documentales, en color blanco.

DIVISIÓN FONDO DOCUMENTAL AMBITOS II

 

SEGUNDO Y TERCER ÁMBITO

 

En el SEGUNDO ÁMBITO para la ubicación de los documentos se requiere haber analizado previamente el organigrama de la institución,  para determinar las relaciones y el orden jerárquico, porque éste será el que indique la ubicación de las carpetas, de tal manera que el organigrama esté representado, primero se disponen las oficinas de mayor rango, autoridades superiores, gerencia y departamentos y oficinas subalternas. Se le asigna un color a las pestañas de las guías y se ubican de izquierda a derecha. Las carpetas que corresponden a tipología documental (cartas enviadas y recibidas, ordenes de compra, etc) deben ser de color blanco y en última posición (extremo derecho, final) En el TERCER ÁMBITO es imprescindible tener encuenta el organigrama de la Administración Pública. Las pestañas de las guías deben ser de un solo color y siguiendp el orden jerárquico que refleja el organigrama

 

DIVISION DEL FONDO DOCUMENTAL AMBITOS

La oficina productora se identifica con una guía en posición central donde se escribe el nombre y se le asigna un color exclusivamente para ese ámbito. Detrás de la guía principal y en quinta posición (extremo derecho) se ubican los tipos documentales (Actas, cartas enviadas y recibidas, ordenes de compra etc) con carpetas individuales para cada tipología y pestañas en color blanco.

POSICIONES

Se leen de izquierda a derecha

LA ARCHIVISTICA EN COSTA RICA

 

En Costa Rica, a partir de 1822, se manifiesta la inquietud de las diferentes instituciones por custodiar sus propios documentos. Por ejemplo, la Junta Gubernativa atendió la solicitud de las principales poblaciones del país para que les fueran entregados los archivos de papeles que les pertenecían. Una vez reunidos los documentos surgió la preocupación porque existiera una persona que se hiciera cargo de ello. De 1825 en adelante surgen leyes sobre la organización y el funcionamiento del Archivo Nacional:

El 04 de febrero de 1975 se crea el Reglamento de la Ley de Creación de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

Antiguo Edificio del Archivo Nacional

La Dirección General del Archivo Nacional es una entidad de servicio público que funciona como órgano desconcentrado del Ministerio de Cultura Juventud y deportes, es la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con la ley 7202 del 24 de octubre de 1990. Su actual legislación contempla algunas relaciones con los archivos de la administración pública, privada y particular, como las asesorías y las inspecciones:

La Comisión Nacional de Selección y Eliminación está consituida por el Presidente de la Junta Adminsitrativa del Archivo Nacional y su Director, el Jefe del Departamento de Archivo Histórico, el Jefe o encargado del archivo de la entidad que solicita la valoración, un historiador reconocido y la Jefatura del Departamento de Servicios Archivísticos Externos.De lo anterior se desprende que ninguna secretaria, oficinista, jefe, director, ministro u otros, está autorizado a eliminar o aprobar la eliminación de documentos públicos.
La Transferencia:  Un año antes de que finalice el período de gobierno, un funcionario del Departamento de Servicios Archivísticos Internos se comunica con las secretarias de los Ministros y Presidentes Ejecutivos para levantar las listas de remisión con el fin de realizar la transferencia de documentos  de estas oficinas al Archivo Nacional. El objetivo de la transferencia es básicamente que la documentación que se haya generado con los cuatro años, se pueda conservar para cualquier consulta.
 

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

La necesidad de información es uno de los retos a los que nos enfrentamos día a día, para lo cual recurrimos a los archivos.

Son depósitos vivos de la memoria de una nación, y no como simples almacenes de papeles viejos, empolvados y relegados a un recóndido local de las instituciones.

Son guardianes de la memoria colectiva de una nación, por medio de ellos se puede conocer nuestro pasado. Asimismo sirven como apoyo administrativo y legal en la toma de decisiones de una entidad.

Generalmente se tiene el concepto de que archivo es

sinonimo de suciedad, sótano y amontonamiento de papeles.

El archivo es la suma de tres elementos: documentos + organización + servicio (Antonia Heredia,Ibid,89)

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

SEGÚN SU ORIGEN

ARCHIVOS PÚBLICOS:

Tienen en su custodia la documentación producida en todos los organismos que pertenecen al Estado. Los archivos públicos son imprescriptibles (no puede perder vigencia o validez) e inalienables (no se puede transmitir ni ceder ni vender). Se rigen por la ley  del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento.

     

                                              ARCHIVOS PRIVADOS:

                                               Contienen los documentos produci dos por organizaciones de caráter privado, como por ejemplo: cooperativas, asociaciones, supermercados, tiendas, etc

ARCHIVOS PARTICULARES

Son aquellos documentos que han sido conformados por un individuo o familia producto de transacciones, investigaciones, colecciones u otros.

Los Archivos Privados y Particulares, si lo desean, pueden organizar sus documentos con el asesoramiento de la Dirección General del Archivo Nacional y si quieren pueden formar parte del Sistema Nacional de Archivos.

FASES DE LOS DOCUMENTOS

LOS DOCUMENTOS POSEEN BÁSICAMENTE TRES EDADES O FASES

FASE DE GESTIÓN

 I FASE: Esta comprendido entre uno y cinco años, contados a partir de la producción del documento. Se caracteriza por un movimiento costante de documentos, la cual debe estar muy cerca de la oficina productora para que sirva de apoyo a la realización de nuevos trámites. (Fase de Gestión)

FASE CENTRAL

 II FASE:  Se inicia cuando la consulta no es constante, pero que, sin embargo puede ser requerido ya que no ha cumplido su vigencia

administrativa. Dicho período se ubica entre los seis y treinta años (Fase Central)

                                                      III FASE: Se inicia cuando éstos han adquirido valor de ciencia y la cultura; por lo general, cuando éstos han cumplido treinta años de haberse producido. En Costa Rica usualmente es a los veinte años que los documentos pueden ingresar a ésta fase (Fase Histórica)

FASE HISTÓRICA

ETAPAS DE LOS ARCHIVOS (Archivos de Gestión)

PRODUCTO DE LAS FASES, SE DERIVAN CUATRO CLASES DE ARCHIVOS

1

 

ARCHIVO DE GESTIÓN

Son aquellos que custodian los documentos durante su primer período de vida. Los encontramos en las diferentes oficinas de una determinada empresa. Son atendidos por oficinistas y secretarias o secretarios. Es aquí donde donde los encargados llevan a cabo funciones muy importantes como: reunir, conservar, clasificar, ordenar,describir, seleccionar, transferir, administrar. Toda la documentación debe mantenerse organizada.

ETAPAS DE LOS ARCHIVOS (Centrales o Adminsitrativos)

2

 

 

 

ARCHIVOS CENTRALES O ADMINSTRATIVOS

Custodian los documentos en la segunda fase, son aquellos documentos que no son consultados con frecuencia,pero que sin embargo, pueden requerirse eventualmente. Los archivos centrales deben ser administrados por profesionales en el ramo.

Después de cinco años pasan al Archivo Central.